Il ne suffit qu'une carte aux dimensions d'une carte de crédit pour pouvoir contrôler avec précision l'activité des opérateurs chez les différents chantiers. Avec Smartjet, système qui met en oeuvre SERDATA, le logiciel de Project créé sur mesure pour les entreprises de nettoyage, Geo Servizi garantit à ses plus de soixante-dix chantiers un service précis, conjuguant au mieux qualité et rentabilité
Publié sur: IL GIORNALE DEI SERVIZI AMBIENTALI - juin 2006
Anita Corradi
En Italie le secteur des entreprises de nettoyage est extrêmement fragmenté dans une myriades des réalités très petites, petites et moyennes qui se font concurrence de façon très aguerrie.
Les marges de bénéfice sont au limite de la survivance et seulement une efficace gestion d'entreprise permet de pouvoir conjuguer compétitivité, qualité du service et rentabilité.
Une entreprise de nettoyage, juste comme une entreprise manufacturière, ne peut plus être gérée selon des critères génériques, et son état de santé ne peut pas être mesuré seulement sur la base de la quantité des contrats stipulés. S'il est vrai que les chiffres ont leur poids, ceux qui comptent sont ceux qui permettent d'avoir une vision complète et exacte de tous les paramètres qui déterminent le budget d'entreprise.
Dans une entreprise de services les variables sont différentes et toutes importantes de la même manière: les opérateurs, les heures de travail, la fréquence des intérventions, le coût des matériaux, des équipements, les consommations, les stocks, les généraux, les amortissements, etc.
Gestion d'entreprise
Ceci dit, une soignée gestion d'entreprise doit se référer à des budgets précis et rigoureux, permettant de tenir toujours sous contrôle la situation et l'état de santé de l'entreprise. De cette necessité est partisan et défenseur Paolo Fasoli, contitulaire de Geo Servizi, entreprise de services intégrés de Verona qui, pour ses dimensions et son activité, peut être considérée comme le symbole de la multitude d'entreprises petites et moyennes qui constituent le tissu conjonctif de ce secteur. Cent opérateurs distrribués sur soixante-dix chantiers, Geo Servizi est en activité de 1992 et opère dans une aréa qui s'étend du territoire municipal à celui régional, et qui embrasse différents secteurs: nettoyage résidentiel, industriel, hospitalier, galeries marchandes et supermarchés; nettoyage ordinaire et supplémentaire; traitement de surfaces et façades.. Tous les jours nous sommes engagés en environ soixante-dix chantiers à Paolo Fasoli explique à et il est un engagement logistique considérable, puisque nous devons saisfaire les éxigences d'une clientèle très diversifiée, à la quelle nous devons garantir la qualité du service, la punctualité des intérventions et des provisions constantes?.
Le personnel préposé au nettoyage est suddivisé en équipes, composées pour une grande partie de femmes qui travaillent à mi-temps avec roulement pour ce qui concerne les opérations de maintenance et de nettoyage résidentiel, et d'opérateurs spécialisés à plein-temps avec roulement de jour et de nuit qui s'occupent de nettoyage supplémentaire. Notre activité doit être gérée avec beaucoup d'attention parce que la fragmentation est si considérable que même une très petite distraction peut causer la perte du contrôle des coûts des chantiers?.
Le secours de l'informatique
Pour éviter ce risque, Paolo Fasoli s'est équipé, dès 1998, d'un instrument qui lui permet de contrôler globalement toute l'activité, tenant compte de toutes les variables concernées. Il s'agit de SERDATA, le logiciel mis au point par Project, entreprise de Brescia qui a été la première à développer un progiciel étudié exprés pour les entreprises de nettoyage. SERDATA est réalisé en quatre modules, parfaitement intégrés entre eux et qui peuvent être utilisés individuellement aussi. Il permet de gérer les présences du personnel, de rédiger des budgets économiques, de réaliser des devis précis, de programmer les fournitures et de mettre à jour la situation des consommations, de chantier et des stocks, de gérer la facturation, d'avoir sous contrôle véhicules et équipements, d'évaluer les situations existantes et de planifier de nouveaux travaux en adjudication, de personnaliser les formulaires. SERDATA à confirme Paolo Fasoli à est efficace pour le contrôle des coûts de gestion, puisqu'il analyse le budget de chantier et il met en évidence les sites où l'on travaille bien et ceux qui ne sont pas rentables. Il fournit ainsi bien la situation de chaque chantier, que celle globale et il permet de verifier la rentabilité de chaque opérateur, chantier par chantier. Pour nous, avoir ce tableau mis à jour en temps réel est très important. A la fin de l'année, lors de bilans et devis, nous pouvons évaluer quels chantiers valent la peine d'être maintenus et ceux qui, éventuellement, ce serait mieux d'éliminer car improductifs. En outre, SERDATA peut être incrémenté. Nous l'utilisons déjà dès longtemps et la dernière année nous lui avons ajouté un autre programme qui nous permet de de rédiger les bilans partant de l'analyse d'un chantier individuellement. Il s'agit d'un programme de comptabilité qui communique avec les programmes déjà existants, de sorte que nous pouvons contrôler le cours de l'entreprise ainsi bien du point de vue opérationnel que du point de vue économique?. La composition en modules de SERDATA est l'une de caracteristiques qui costituent sa valeur ajoutée, puisqu'il permet à la projectualité de Project d'en implémenter les potentalités sur la base des besoins de plus en plus pressants des opérateurs.
Abattement des coûts
C'est ainsi que naquit Smartjet, qui complète et incrémente le module des présences du personnel. Avec ce module, en effet, l'entreprise peut gérer l'attribution de départements et horaires de travail à chaque opérateur. Insérant les données des opérateurs et des chantiers, les heures et les jours de travail, SERDATA développe mois par mois les données stockée, distinguant les fêtes, les heures supplémentaires ouvrables et non ouvrables, gérant les situations exceptionnelles, comme les absences, et il fournit le résultat final de la fin du mois, permettant aussi l'analyse journalière, hebdomadaire ou mensuelle des heures prévues pour les service à contrat. Avec Smartjet la gestion des présences chez les chantiers est ultérieurement perfectionnée, car pas seulement il réduit de 70% le temps de travail du département administratif, mais il permet aussi de calculer avec la plus grande précision les heures de travail réellement executées chez chaque chantier. Smartjet est un système combiné de cartes à puce, ayant la dimension d'une carte de crédit, et de lecteurs. Les lecteurs se placent chez chaque chantier, plus un connecté à l'ordinateur de l'entreprise. Les cartes à puce sont distribuées aux opérateurs. Le lecteur, indépendent et autoalimenté, par une batterie au lithium de la durée de deux ans, s'installe aisément, puisqu'il se fixe au mur avec du ruban biadhésif. Lorsque l'opérateur entre en chantier, il fait passer sa carte à puce sur le lecteur, de sorte qu'il stocke date, heure et chantier. Terminé le travail, l'opérateur, passe de nouveau sa carte à puce sur le lecteur pour stocker la fin du service. Les données seront en suite déchargées dans le lecteur connecté à l'ordinateur. Tous ces données entrent automatiquement en SERDATA. Avec ce système - Paolo Fasoli explique à nous avons ultérieurement rationalisé notre gestion, car chaque jour nous avons la situation réelle des présences et nous pouvons calculer au minute les coûts effectifs du personnel. Pour une entreprise telle que la nôtre, ayant dans le coût du travail l'article de frais plus considérable, le contrôle de ce type de coût est fondamental, puisqu'il nous permet d'obtenir des économie sur une grande échelle avantageuses pour l'activité?.
